下面是小编为大家整理的文字材料整理规范,供大家参考。
独立学院年检文字材料整理规范 一、 年检材料目 录规范 1、 年检材料目 录的设置 年检材料目 录共分六级 一级目 录：
《独立学院年检细则 (试行) 》 中 的一级指标。
二级目 录：
《独立学院年检细则 (试行) 》 中 的二级指标。
三级目 录：
《独立学院年检细则 (试行) 》 中 的三级指标。
四级目 录：
为 说明“主要观测点” 的一些大的方面所需要的佐证材料目 录。
五级目 录：
为 说明 “四级目 录” 所需要的具体的佐证材料。
六级目 录：
如果五级目 录下面的内 容比较多 时， 根据需要可以在五级目 录下设置六级目 录， 以说明“五级目 录” 所需要的具体的佐证材料。
2、 年检材料目 录的格式 （ 1）
各级目 录的字号、 字体和编号 一级目 录：
小二号字， 黑体； 编号为 “1”、 “2”、 “3”、 … 等。
二级目 录：
三号字， 黑体； 编号为“1. 1”、“1. 2”、 …“2. 1”、“2. 2”、 … 等。
三级目 录：
小三号字， 黑体； 编号为 “1. 1. 1”、 “1. 1. 2”、 …“1. 2. 1”、 “1. 2. 2”、 … 、 “2. 1. 1”、 “2. 1. 2” … 等。
四级目 录：
小四号字， 黑体； 编号为 “1”、 “2”、 “3”、 … 等。
五级目 录：
小四号字， 宋体； 编号为“(1) ”、“(2) ”、“(3) ”、 …等。
六级目 录：
五号字， 宋体； 编号为 “①”、 “②”、 “③” … 等。
（ 2）
页边距：
上 3. 5(单位：
厘米， 下同 ) ， 下 2. 8， 左 2. 8，
右 2. 6， 页眉 1. 5， 页脚 2. 1。
（ 3）
行间 距：
1. 5 倍行间距
（ 4）
纸型：
采用 国际标准 A4 型（ 210mm× 297mm）
（ 5）
排版格式：
用 Word2003 格式。
（ 参见范本）
二、 文档格式 1、 材料用 纸 （ 1）
纸型：
采用 国际标准 A4 型（ 210mm× 297mm）
（ 2）
页边距：
上 2. 8(单位：
厘米， 下同 ) ， 下 2. 3， 左 2. 8，右 2. 3， 页眉 1. 5， 页脚 2. 1。
（ 3）
打印方向 ：
一般材料应采用 纵向 打印。
2、 材料格式 （ 1）
标题：
标题中 除法规、 规章名 称加书 名 号外， 一般不用标点符号。
标题命名 一般按年度、 单位、 分类词、 主题（ 中 心词）顺序命名 ， 用 二号中 宋体（ 如有副 标题， 用 小二号楷体）， 可分一行或多 行居中 排布； 回 行时， 要做到词意完整， 排列 对称， 间 距恰当 。
（ 2）
正文 ① 正文标题（ 加粗）
下空一行， 每自 然段左空两格， 回 行顶格， 数字、 年份不能回 行。
② 正文用 小三号仿宋字（ 行距选固 定值 25 磅、 表格内 文字的字号可适当 调整）， 一般每页排 22 行， 每行 28 个字。
③ 结构层次序数第一层为“一、 ”， 第二层为“ （ 一）” （ 可省略），第三层为 “1、 ”， 第四层为 “(1) ”。
④ 页码在下居中 （ -*-）。
⑤ 如有多 级标题第一级标题用 黑体字， 第二级标题用 楷体字（ 加粗）， 第三级标题用 仿宋字（ 加粗）， 第四级标题用 仿宋字（ 加粗）。
所有标题独立成行， 不加标点。
（ 3）
附件 ① 文件资料如有附件时， 录入者应在正文下一行左侧 空两格用 小三号仿宋字标识“附件”（“附件” 加粗）， 后加全角 冒 号和名称， 附件如有序号应使用 阿拉伯 数字（ 如“附件 1：‘附件名 称’ ”），附件名 称后不加标点符号；
② 附件材料部分， 正文第一页的左上方顶格应用 小三号仿宋字标识“附件：
” 或“附件 1：
”。
附件标题应另 起一行， 并居中 。
（ 4）
落款：
凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称（ 离右边距四至六个汉字）， 在下一行相应处标识成文日 期。
3、 印刷和装订要求：
单或双面印刷。
左侧 装订， 不掉页。
三、 表格编制格式 1、 材料用 纸 （ 1）
纸型：
采用 国际标准 A4 型（ 210mm× 297mm）
（ 2）
页边距：
上 2. 8(单位：
厘米， 下同 ) ， 下 2. 3， 左 2. 8，右 2. 3， 页眉 1. 5， 页脚 2. 1。
（ 3）
打印方向 ：
原 则 上应采用 纵向 打印， 如单元格内 文字过多 ， 尽可能用 折行（ 自 动换行）
处理， 但每行的宽度应保持一致；如确 需横向 打印的材料， 上边距应设为 2. 8， 下边距 2. 3； 左右边距各 2. 5。
2、 编辑软件 所有表格原 则 上要求用 Excel 制作。
如表格确 需与 文字混排时， 则 采用 Word 编辑。
3、 材料格式 (1）
标题: 采用 Excel 自 定义页眉 编辑, 选 16 号中 宋居中 格式;
（ 2）
表格肩 ：
表格左肩 空两行录入“制 表单位：
船山 学院**科”， 右肩 按“制表日 期：
2008 年 01 月 01 日 ” 方式录入， 外侧 不
得超出 表格右页边距。
（ 3）
表格正文：
文字少 时， 正文采用 四号仿宋体； 文字多 时，则 采用 五号仿宋体； 左边距 2. 8， 右边距 2. 3， 上边距 2. 8， 下边距 2. 3。
文字可采用 自 动换行处理， 但每行宽度应保持一致。
（ 4）
排版：
表格上表目 文字格式为 垂直居中 和水平居中 ， 表目 文字可根据本列 内 容进行必要的换行处理， 并设定每页均能打印表目 ； 表格内 容一般为 垂直居中 ， 水平左侧 对直（ 合并单元格内容为 垂直居中 和水平居中 ）。
（ 5）
编辑文字方式 ① 凡属数据信息类表格， 信息录入时（ 数值型信息除外）
应设定为 文本方式后再录入。
第一列 原则 上为 序号列 ， 最后一列 原 则 上为 备注列 , 且备注列一般用 于调节表格宽度用 。
若一列 中 的数据完全相同 ， 不得合并单元格。
文本前、 后和中部均不加空格。
如两个字的姓名 ， 中间不能有空格。
② 日 期按“2008. 07. 01” 半角 方式录入；
③ 数值型信息且有少 数点时， 应先设定数值型， 并保留 两位小数格式；
④ 数值型信息表格内 一律不得录入（ 如“元”、 “人” 等）
单位， 单位可在表目 中 用 括号标出 ， 最后一行应计算合计。
（ 6）
表尾：
表中 内 容如需说明 时， 录入者应在表左侧 下缘空两格录入“注：
1、 … … ” 加以说明 。
（ 7）
页脚：
采用 自 定义页脚自 动编辑页码， 在中 部设定“-*-”（ 参照 范本）。
四、 单行本材料编辑要求
1、 封面：
分四行编辑文字。
第一行为 70 号校体“南华大学”；第二行为 30 号魏碑体“船山 学院 2008 年***（ 主题）”； 第三行为
28 号楷体（ 或中 宋）“船山 学院**科”； 第四行为 28 号楷体（ 或中宋）“2008 年 11 月 ”。
封面禁止使用 竖排文字。
2、 目 录：
采用 小二号黑体居中 ； 目 录项采用 表格形式隐含边框方式录入；
（ 1）
大标题采用 小四黑体方式录入；
（ 2）
小标题空两格后用 小四楷体方式录入；
“大标题… … … … （ 1）”
“
小标题… … … （ 2）”
页序标识要用 右对齐格式。
行间 距为 固 定值 25 磅(参见范本）。
五、 原始材料整理要求 对于在日 常教学管 理中 形成的文件、 资料， 要求按自 然年度 — 问题分类法进行分类， 而属于教学活动中 形成的原 始材料（ 如学生考卷、 成绩等）
应按照 教学年度 — 问题分类法进行分类。
所有材料要求分类准确， 编目 清楚， 整齐美观， 查找无误， 保证专家检查调用 材料时方便、 快捷。
六、 其它 1、 所有材料要求用 活页夹整理成单行本后再按年检指标体系分盒顺序存放。
2、 年检材料的装具（ 包括文件柜、 袋、 盒）
及标签规范（ 参见范本）。
3、 原 始（ 复印）
件散页装订成册应按顺序用 铅笔在其右下角编写 页序。
南华大学船山 学院
2008 年 11 月 28 日